Wer kennt es nicht

Referenz spricht für sich – und für colibrief

Die renommierte Beratungs- und Treuhandgesellschaft, Truvag Treuhand AG, bzw. ihre Partnerfirma, Truvag Revisions AG, hat bei einem unserer « colibrief »-Kunden die Revision digital durchgeführt. Mit einer speziell dafür vorgesehenen Funktion und einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept wurde den Prüfern der digitale Aktenzugang für ihre Revisionsarbeiten ermöglicht.

Interview mit Daniel Büttiker, zugelassener Revisor bei der Truvag Revisions AG

Nach der erfolgreichen Revision konnten wir dem zuständigen Revisor ein paar Fragen stellen:

Herr Büttiker, ist es heute schon die Norm, Revisionen digital durchzuführen?
Daniel Büttiker: Nein. Im KMU-Bereich ist es noch nicht die Norm. Es ist vielmehr die wachsende Anforderung der Kunden und eine Entwicklung, die uns insbesondere durch die Corona-Pandemie auferlegt wurde. Ohne teilweisen Umstieg hätten wir im Frühling 2020 Mühe gehabt, unsere Arbeiten termingerecht und im gewohnten Rahmen durchzuführen. Jene Kunden, welche auf die digitale Revision umgestellt haben, wollen in der Regel nicht mehr zurück.

Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile einer digitalen Revision?
Die Digitalisierung der Akten erlaubt es uns orts- und zeitunabhängig auf die Daten zuzugreifen und spart durch die Suchfunktionen viel Zeit für den Prüfer bei der Suche nach Belegen, aber auch beim Kunden für die Bereitstellung der Unterlagen und Nachweise. Im Zusammenhang mit den Dokumentationsanforderungen der Revisionsaufsicht arbeiten wir mit einer Prüfsoftware, in welcher wir neben den Prüfungshandlungen auch die Prüfungsnachweise elektronisch ablegen müssen. Durch die digitale Revision können die Unterlagen direkt in die Prüfsoftware importiert werden.

Für Sie als Revisor war «colibrief» ein neues Softwareprodukt, dass Sie noch nicht kannten. Kamen Sie schnell damit zurecht?
Das «colibrief» ist grundsätzlich relativ intuitiv aufgebaut. Ich würde behaupten, dass man nicht zwingend ein «Digital Native» sein muss, um auf Anhieb die gewünschten Dokumente finden zu können.

Konnte «colibrief» alle Revisions-relevanten Daten liefern?
Der Sucherfolg ist vorwiegend dem Archivierungskonzept des Kunden geschuldet, da «colibrief» sehr viele Möglichkeiten bietet. Aus Sicht eines strukturiert arbeitenden Revisors vielleicht sogar zu viel …
Unser Kunde hatte «colibrief» das erste Jahr im Einsatz und vorab nur die Kreditoren archiviert. Durch die Volltextsuche konnten die entsprechenden Belegprüfungen durchgeführt werden. Es empfiehlt sich jedoch, bei der Ablage gewisse Pflichtmerkmale zu hinterlegen, damit die Suche optimiert werden kann. Ich denke hierbei an Lieferantenname, Rechnungsdatum, Belegnummer, Betrag. Je nach Situation sind zusätzliche Pflichtfelder denkbar. Weiter empfiehlt sich beim Vorliegen einer solchen Software, diese auch umfassend zu nutzen und auch Debitoren, Stammakten, Verträge, Hauptbuchbelege, Saldonachweise zum Jahresabschluss und weitere Unterlagen strukturiert abzulegen.

War die Revision in digitaler Art mit «colibrief» für Sie effizienter als die ursprüngliche Methode mit Papierdokumenten?
Grundsätzlich ist eine Revision in digitaler Form effizienter. Durch die ortsunabhängige Durchführung entfallen gewisse Anfahrtswege oder Ordnertransporte. Zusätzlich kann, wie bereits erwähnt, die Suchfunktion in der Archivierungssoftware den Zugriff auf die Dokumente erleichtern und der digitale Transfer der Daten die Bearbeitungsprozesse effizienter gestalten. Da noch nicht alle Unterlagen zentral im «colibrief» digitalisiert waren, brauchte es dieses Jahr noch etwas Koordination zwischen den verschiedenen Medien. Für die Folgejahre sollte sich bei entsprechender Anpassung der Prozesse eine Effizienzsteigerung abzeichnen.

Glauben Sie, dass die digitale Revision zukünftig an Bedeutung gewinnen wird?
Ja, überall wirkt der Wettbewerbs- und Kostendruck. Langfristig werden die Unternehmen, Verwalter, Prüfer und auch Treuhänder nicht darum herumkommen, ihre Archive und Aktenablagen elektronisch zu führen. Dabei stellt sich die grundsätzliche Frage, ob man sich die Kosten und Zeit für die physische Archivierung und die längere Beschaffungszeit von Belegen leisten will oder die Prozessanpassung und Wartung einer Archivierungssoftware nicht günstiger wäre.

Wie beurteilen Sie das Potential der digitalen Revision?
Die digitale Revision wird in einigen Jahren zum Standard werden. Es wird jedoch ein Umdenken und eine Umstellung von Prozessen auf vielen Ebenen benötigen.Digitalisierung bringt viele Vorteile, aber auch Gefahren, wie der abnehmende persönliche Kontakt zum Kunden. Persönliche Gespräche mit den Verantwortlichen sind gerade im Revisionsbereich nach wie vor sehr wichtig, um unklare Sachverhalte zu diskutieren und zu klären.

Herr Büttiker, herzlichen Dank für das Gespräch.